KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

 

HGM Danışmanlık ve Gümrük Müşavirliği Anonim Şirketi (“HGM”) ve grup Şirketleri, kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesini sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu”nun 10. maddesi gereğince kişisel veri işlenmesi konusunda gerekli bilgilendirmenin sağlanması amacıyla hazırlanmıştır.

 

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak HGM tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanacak ve işlenebilecektir.

 

1. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla Depolanacağı, İşleneceği ve Kimlerle Paylaşılacağı

Toplanan kişisel verileriniz;

• HGM’nin hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili birimlerce yapılması, HGM’nin ve faaliyetlerinin tanıtılması, HGM tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişilerin faydalanması,

• Listeleme, raporlama, doğrulama, analiz ve değerlendirmeler yapılması, İstatistiki ve bilimsel bilgiler üretilmesi, İnternet sitesinin ve diğer iletişim kanallarının kullanılması,

• HGM’nin çalışanları ile ziyaretçilerinin can ve mal güvenliğinin korunması; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesinin sağlaması,

• Kişisel Verilerin, gerekli teknik ve idari önlemler alınarak burada bahsedilen amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına, bulut bilişim sistemlerine aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla arşivlenmesi,

• Firma çalışanlarının, ziyaretçilerin, tedarikçilerin, çalışan adaylarının kimlik, adres, yaş, cinsiyet, fotoğraf, adres, özgeçmiş, diploma, yeterlilik belgesi, sertifika, ev-iş-cep telefon numarası, bir yakınının iletişim bilgisi gibi bilgi ve belgelerin insan kaynakları, personel ve güvenlik birimleri tarafından arşivlenmesi,

• Paylaşılan iletişim kanalları üzerinden ilgili kişi ile irtibat kurulması, iş/toplantı/izin planlaması ve bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi ve geliştirilmesi,

• Firmanın politikalarının yürütülmesi amacı doğrultusunda; operasyonlarının yürütülmesi, açık pozisyonlara uygun personel temini, İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve sair iş hayatını düzenleyen mevzuat ile iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması,

• Kurum güvenliğinin sağlanması, personel çalışma ve disiplin kurallarının işletilmesi amacıyla HGM’nin ortak kullanım ve çalışma alanlarının güvenlik kamerası ile izlenilmesi, HGM’ye giriş çıkışlarda parmak izi, retina okuma ya da kartlı giriş sisteminin uygulanmasına olanak sağlayacak kişisel verilerin temin edilmesi ve kayıt altına alınması, firma tarafından tedarik edilen araç ve iş makinalarının GPS sistemiyle konumlarının takip edilmesi,

• Firmayla hukuki ve ticari ilişki içinde olan üçüncü kişilerle iletişim bilgilerinin paylaşılması, iş ortağı/müşteri/tedarikçiler ile (yetkili veya çalışanlar) yapılan sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülüklerin ifası, hak tesisi, hakların korunması, ticari ve hukuki değerlendirme süreçleri, hukuki ve ticari risk analizleri, hukuki uyum süreci, mali işlerin yürütülmesi,

amaçlarıyla kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

 

1. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; HGM nezdindeki ticari faaliyetleri sürdürmek, HGM ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, tesis ve binalarımızın iç ve dış lokasyonlarında fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, Hukuki uyum süreçlerinin yürütülmesi, mali ve finansal işlerin yerine getirilmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesi amaçlarıyla; iş ortaklarına, Ticaret Sicil Müdürlüğü, SGK, gibi otoriteler, bakanlıklar, yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı danışman, kuruluş, taraflara, anlaşmalı kuruluşlara, ödeme sistemleri kuruluşlarına, 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

 

ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz web sitelerine yapılan yazılı/dijital başvurular, sosyal medya, çağrı merkezi, matbu form, adli kayıtların taranması, SGK kayıtları, PTT, web sitesi üzerinde gezinme hareketleriniz, sizlerle iletişime geçilen veya ileride iletişime geçilebilecek kanallar aracılığıyla toplanıp yasal süresi boyunca saklanmaktadır. Bu yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu Bilgilendirmenin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

 

1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

Kişisel verileriniz web sitesinde belirtilen iletişim yolları ile HGM’e iletildiğinde, HGM’nin diğer telefon, faks, e-posta kanallarına yahut posta yoluyla doğrudan adresine ilettiğiniz kişisel verileriniz mevzuat uyarınca ve mevzuatın getirdiği sınırlamalar çerçevesinde kişisel bilgilerinizi kaydedebilecek, saklayabilecek, güncelleyebilecek, üçüncü kişilere açıklayabilecek, devredebilecek, sınıflandırabilecek ve işleyebilecektir. HGM’nin web sayfasında çerez (cookie) uygulaması bulunmaz.

 

1. Kişisel verilerinizi nasıl koruyoruz?

HGM ile paylaşılan kişisel verilerle ilgili, bilginin gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirler HGM organizasyonu içinde alınmıştır. Kişisel verilerinizin gizliliğini sağlamak üzere bilişsel altyapı yeterli biçimde kurulmuştur, dış kaynaklardan gelecek saldırılara karşı gerekli antivirüs ve firewall sistemleri aktif olarak kullanılmaktadır. Verilerinizin fiziksel ortamlarda tutulduğu hallerde, veri erişimine yönelik idari tedbirler ve sınırlamalar alınmıştır. Düzenli biçimde sızma testleri yaptırılmakta ve veri işleme politikaları güncellenmektedir.

 

1. Kişisel Verileri Saklama Süresi ve İmha

HGM, kişisel verilerinizi maksimum 10 yıl süre ile saklamaktadır. Bunun yanında yasal zamanaşımı süresi daha kısa olan ticari ilişkiler nedeniyle elde edilmiş kişisel veriler, ilgili ilişkinin tümüyle sona erdiği tarihten itibaren tabi oldukları zamanaşımı sürelerine uygun sürelerle saklanmakta ve bu süreler sonunda imha edilmektedir. Fiziksel veriler bağlı oldukları metanın geri getirilemeyecek şekilde tağyir edilmesi (örneğin, kağıt veriler kesme makinası ile küçük parçalara ayrılmakta ve ardından geri dönüşüm sistemine gönderilmektedir) veya dijital veriler (softcopy) yeniden bir araya getirilemeyecek (reboot/reinstall edilemeyecek) şekilde silinmektedir.

 

Saygılarımızla.

HGM Danışmanlık ve Gümrük Müşavirliği Anonim Şirketi